紙の手帳とスマホの両方を使ってスケジュールを管理する

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以前、スケジュールを紙の手帳で管理するかデジタルで管理するかで、それぞれのメリットを書きました（紙の手帳かスマホ管理か）。最近は、どちらにするか悩んで両方を使うという人が増えていますね。両方を使う場合のやり方は、人によって様々で何が正解かはありません。私も両方を使っていた時期があるので、その時の方法を紹介したいと思います。

2002年頃

デジタル：Palm（電子手帳のようなもの）
アナログ：クオバディスのウイークリー手帳

この頃のPalmを使っていたのは、小型でバックアップが容易だったからです。常にパソコンにはバックアップが保存され、Palmが見当たらなくてもパソコンで予定を確認できました。しかし数日間にわたる出張や、プロジェクトの予定は一覧性が悪く、それを紙の手帳で補っていました。

業務中に発生する予定の書き込みは、全て紙の手帳にしていました。そして仕事が終わり、帰る前にパソコンで予定を書き込みPalmに同期させていました。この時に、記載漏れや変更になった予定がないか確認し、それ以外にも10:00から会議と手帳に書いてあれば、パソコンには30分前に会議資料準備と予定を入れ、アラームを設定していました。


予定を管理する道具が二つになると、スケジュールを一元化できずにダブルブッキングやど忘れを起こすことです。これを避けるために、じっくり予定を見直す時間が必要でした。その一方で、予定の前にアラームを鳴らすのは紙の手帳にない機能で重宝しました。

2010年頃

デジタル：iPhone＋iPad
アナログ：システム手帳（デイリー）

iPhoneのスケジュール機能が充実し、iPadで一ヶ月の回覧性も高まったので、この二つでスケジュール管理は十分だと思っていました。しかしシステム手帳をしまい込むのももったいないので、デイリー（1日1枚）のリフィルを利用し、1日の最後にその日に行ったことを記入していました。この時にタスク管理もチェックできるので、日報という感じで記載していたわけです。

何をするかではなく、何をしたかという記録は、年度初めの業務の目標を設定する時などに役立ちました。


ここに書いたのは、私がやっていた一例です。仕事の仕方、その人の性格などがあり、さまざまな使い方あると思います。使い方を考える際に、この記事が役に立てば幸いです。

システム手帳の代表格、ファイロファックスです。


クオバディスのカバーです。

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